大型商業施設で施設警備員として勤務していた当時は、出入管理の受付場でお客様や従業員の受付簿を6種類も机の上において対応していました。6冊も受付簿があるという事は、それだけ往来する人が多かったのも想像できると思います。
出入管理の受付簿の数
施設警備員の出入管理業務には受付簿が置いてあります。
これは受付場で指定された受付台帳に必要な項目を記入し、警備員より許可を貰えて初めてその先へ入る事が出来るいわゆる関所のような場所です。
基本的に行先の確認と身分証の提示をして、受付簿に記入するだけの簡単な作業です。
この出入管理業務は現場によって忙しさが異なり、1日何百人と対応する現場もあれば、1日10人以下な現場もあり業務量の差はかなり大きいです。
その受付場ですが、現場によって受付簿の数も変わってきます。
これは施設側が受付簿の仕組みを決めているので、警備員が勝手に出来るものではありません。
以前、大型商業施設勤務の時は全部で6種類の受付簿を机の上に並べて対応していました。
しかし別の現場では1種類の受付簿しかなく、更に1日当たりの受付対応人数も非常に少なかったです。
少ないからラクとは限らない
そうかと思えば、受付簿が2種類しかなかった現場では、少ないからと言って楽というわけではありませんでした。
1日あたり50～100件のお客様が見えており、受付簿が2種類しかない割には忙しい方だったと思います。
出入管理の対応はその現場に慣れてくると、忙しい時間が何となく分かってきます。
そう受付の時間帯はヒマな時間帯と忙しい時間帯があり、それも現場によって時間帯は異なります。
オフィスビルのような施設では朝8時と夕方5時以降が忙しかったり、特殊な施設では夜間が忙しかったりするのです。
その場合、現場によって忙しい時間帯に丁度出入管理の交代の時間の隊員さんはハズレの勤務と嫌がられたりしますね。
それでも基本的に受付簿が多い現場は忙しいと思って間違いないでしょう。
記入の仕方を丁寧に案内する事
警備員さんによって、受付時のお客様の対応が違ったりします。
優しい対応の隊員さんもいれば、事務的な対応の隊員さんもいます。
どの様なやり方でも特に決めていませんが「丁寧に」という対応であれば問題ありません。
忙しくてもそうで無くても、お客様にロクな説明もせずに記入させるのはマズいです。
中には初めて来た、という人も居るでしょう。
そんな時に、警備員が何の説明もせずに
書き方くらい見ればわかるだろう
という態度で黙っていては印象は最悪です。
この様な対応をする警備員が少なからずおり、過去にはクライアントへクレームが入った事もあります。
毎日同じ業務をしていると、警備員でなくてもつい流れ作業の様な対応をしてしまいがちです。
警備員にとっては何百回もの同じやり取りかもしれませんが
机の反対側にいるお客様は1度目の受付での記入です。
毎回一人きりの対応かの様な丁寧なやり取りを心掛けて欲しいものです。