施設警備の業務で出入管理時に貸し出しする入館証ですが、どこの現場でも同じような問題を抱えている事だと思います。それは、入館証の持ち帰りです。商業施設に勤務していた時はちゃんとした対応をしていて、入館時に記入していただいた連絡先に連絡していました。しかし、今の現場では未返却者のリストを作成して定期的にクライアントに出す方式を提案してやっと最近始めました。
未返却はまず返ってこない
前の現場でも今の現場でも共通して言える事は
未返却の入館証は連絡しなければ返って来ることは無い
です。返すのを忘れているのですから、借りた事も忘れている可能性があります。
更に警備室や防災センターに寄らずに帰っているのですから、なお質が悪いですよね。
警備室に寄ってい居れば、退館時間を書いてもらった時に本人が返し忘れていても警備員側が声をかけて返してもらう事も出来ますので。
まあ、なかには退館時間を書いてもらったにもかかわらず入館証を受け取らずに帰してしまったマヌケな隊員もいましたが・・。
台帳が警備室にない
施設警備の出入管理の時に来客者に入館受付簿を記入していただきますが、この受付簿を警備室で管理するパターンと翌日にクライアント側に提出してしまうパターンがあります。
もちろん、これが全てでは無いと思いますが・・。
この2パターンで困るのがクライアント側に提出するパターンです。
台帳には来客の連絡先などが書かれているので、警備員側で未返却の催促をしようにも手元に無いと出来ません。
クライアント側が個人情報を手の届く範囲に置いておきたい理由だと思いますが、翌日には警備室から無くなってしまうのです。
さらにこの現場では未返却の催促の電話をすることにあまり乗り気でない様で、警備員から催促の電話をして欲しくない様な事を昔言われました。
出入管理を預かる身としては、それでいいのか・・？と思ってしまうのですが先方がそういうのであれば従うしかありませんね。
リスト化は絶対に必要である
そういった理由でここの現場では入館証の未返却があっても特に返却を促す催促の連絡をすることもなく、翌日には受付簿を提出しています。
しかも提出したといって、クライアント側で催促の連絡をしている様子もないので最近こちらから未返却のリストを作成して未返却の一覧を見ていただきました。
そもそも受付簿を提出しているのですからクライアント側としては分かっているはずですが・・。
警備室には昔から未返却の入館証が判る様にリスト化していました。
これは私が来る前からやっており、どういった経緯でスタートしたのか分かりませんが、グッジョブとしか言いようがありません。
これのおかげで手元に無い受付簿の代わりになり、未返却の管理が警備室側でも出来ました。
この未返却リストを元にクライアントに現在の未返却一覧を提出した結果、余りにもの多さにクライアント側が動いてくれました。
結果全てではありませんが、連絡したであろう人の入館証が一部返却されてくるようにもなりました。
今でも警備室側では未返却のリストは続けていますが、今後も続けていこうと思います。
一見、無駄のように思えても後になって役に立つ事も有るかもしれませんね。