先日引継ぎの時に見た、前日の報告書を見た時いい加減な書き方をしている事に気がつきました。報告欄にその日に異常があったかどうか書くのですが、異常があったにもかかわらず「異常なし」となっていたのです。警備員として報告書すら正しく書けないのかと落胆しました。
1日がまだ終わってないのに異常なし
その警備員は資格を持っている、他の警備員の見本とならなければならない立場の隊員です。
ウチの現場ではそれほど資格を持っている者が一般の警備員に対して、業務指導するような事はしていません。
まあ、指導するほど業務の難易度も高くありませんし、一般隊員でも普通に業務を果たせる為です。
一般隊員でも普通にこなせる仕事のはずなのに、その資格を持っている隊員の書いた報告書は、普通の仕事がこなせていませんでした。
前日に異常があり、引継ぎの際にも私に報告したのにもかかわらず、その内容が報告書には一切記載されておらず記入欄には
「異常なし」
の文字のみ。
とりあえず、クライアントには先日報告してあり対応済みであったので、未記入でもこの件に関しては一応上は把握済みのようです。
ですが、クライアントが知っている事だから記入しない、というのは間違っています。
報告書とはその日の出来事を記すもの
報告書というものは、クライアントにその日あった出来事を報告するものです。
その日の内にクライアントに伝えて、事案はその時に完了したとしてもしっかりと書き記すものです。
この警備員は、そういった報告書を掻く機会がこの現場からでしかなく、報告書の書き方という事について、しっかりと誰かから指導を受ける事も無くいきなりこの現場で書く事になったのです。
普通は、先輩警備員が報告書を書くのを見て、また指導を受けるなどして時間をかけて書き方を学ぶものです。
しかし、この現場へ来ていきなり当直責任者として着任し、報告書の書き方の指導を受ける事無くスタートしました。
過去に報告書を書いた事が無い人がいきなり書くように言われると、こうなるのだな。という事が良く分かりました。
自分の都合の良い書き方、またその日の業務がすべて終わらないうちに「異常なし」と先に書いてしまっている事も。
この現場は余程事案が発生しないので、「書き方」だけ教えられていると、その日の早いうちにすべて記入されてしまうのです。
その為、今回のように何か事案が発生し異常があったのにもかかわらず「異常なし」とかかれてしまい報告書が翌日に提出されてしまうのです。
報告書を完成させるのは直前にせよ
本来報告書は翌日の、クライアントの従業員が出勤してきた時に提出します。
報告書の出来事も記入欄に時間が書かれており
「9：00～9：00」
とあれば、その時間内にあった出来事を書かなければなりません。
しかし、前日の早い時間に「異常なし」と書いてしまうと、何か発生しても書けませんよね。
なので、報告書は提出するぎりぎりの時間まで空白にしておくのです。
名前などその日の従事した者は書いてもかまいませんが、報告欄にはギリギリまで何も書かないのが普通です。
この普通が彼は出来なかったという訳です。
早めに全部書いて完成させて、翌日の報告時に書き忘れない様にしたのか、何も考えずに「どうせ何も起きないだろうと」思っているのか、またはその日にクライアントへ報告すれば書く必要は無い、と思っているのか分かりません。
近いうちに彼には確認して、報告欄はギリギリまで書かない事、と指導しようかと思います。
今まで彼と引継ぎする時に、前日に何かしらの事案が発生するような事が無かったので気がつきませんでした。
そして他の隊員さんから聞く限り、どうやらまだ他にもこの様な書き方をしている警備員がいるような話を聞きましたので、しばらくの間前日の報告書をじっくり観察する必要がありそうです。