施設警備員の出入管理業務では出入者を管理する台帳があります。来訪者が記載するこの台帳は名前や目的をかく乱などがあったりしますが、警備員が書き方の説明をしなかったり見届けていないと記載ミスが発生します。その事を気に掛けていない警備員は記載漏れや記入間違いを発生させて、先輩警備員から度々叱られたりするのです。
出入管理台帳の記載ミス
施設警備員は出入管理業務の時に来訪者へ受付台帳の記入を促します。
施設の受付場に警備員が居る場所は殆どこの受付台帳があると思って良いでしょう。
この台帳は来訪者に記入してもらう為に警備員が居るのです。
一応台帳には、名前や行先、施設へ来た時間と帰る時間などを記入する枠があるので、よほど間違えて記入する事はありませんが、残念な事に稀にこの記入を間違える人や、初めて来たお客様は仕組みが分からず、警備員の説明が必要だったりします。
そんな時に、受付場にいる警備員が来訪者が間違った記入をしても気付かなかったら来訪者の情報が間違ったままクライアントへ提出する事になってしまいます。
受付業務の警備員の管理ミス
施設警備員が出入管理業務をする時、来訪者が受付簿に記入するのをしっかり見ていない警備員が稀にいます。
「どうせ簡単な記入だから、見ていなくても問題ないだろう」
なんて決めつけている警備員が実際に居たりします。
そう思った時に限って、来訪者が記入し終えて先へ進んでしまった後に台帳を見てみると行く先が記載されていなかったり、名前が未記入だったりと気付くのです。
そうなると後はもう、先輩警備員から「なぜ来訪者の記入を見守っていなかったんだ」とお叱りを受けます。
出入管理業務での受付場での仕事で受付簿のミスをやらかすのは、無関係の者を入れてはいけない、という基本的な事が出来ていないのと同じです。
用事があって来訪したのに、そこにいる警備員が機能していないのです。
この施設へ、誰がどんな用事があってどこへ行くのか、という情報のやり取りを放棄して先へ入れてしまっているからです。
受付台帳の記入は、警備員のとの言葉の直接のやり取りを省略したうえで、細かな正確な情報を残す為の物なのに、それが間違っている時点で意味の無いものになってしまっています。
記入を見守るのが基本
施設警備員が出入管理業務をするとき、受付簿への記載の手順として正しい行動が決まっています。
これは施設警備業務検定にも定められており、全国の施設警備員が出入管理業務をするとき、受付台帳への記入に関してみな同じ行動が取れる様になっています。
「来訪者の記入を見守る」
という行動になっています。
試験の時、これが出来ていないと恐らく面接官の人は減点と採点すると思います。
まあ普通に考えて、人が記入している所も見守っている時に間違った時や書き方に悩んだ際に、警備員側が直ぐに反応できるのは良い事です。
また台帳に記入している時に相手の人着を確認したりする事も出来、一石二鳥です。
過去の現場の警備員の中には、来訪者が記入しているのをよそに新聞を広げて見ている者もいました。
そこまで行くともう昭和時代の悪い警備員の見本のようなものですね。
出入管理業務をするときは、来訪者の記入を見守り、更に余裕があればその人の動きや人着なども観察し、本当に施設へ入れても良い人なのかという事を判別できる様になるのが理想です。