今の現場ではクライアントとの意思疎通が余り上手く行っていません。警備員の仕事に対してそれほど干渉してこない、というのは良いのですが先方から情報が余り下りて来ないというのも少々困ります。色々な現場のクライアントを見てきましたが、中々これといった対応をしていただけるクライアントに未だ巡り合えていないのが現状です。
来訪者の情報が警備まで来ない
警備員が出入管理業務をしていると、アポイントメントのある来訪者が見える事があります。
この場合、事前にクライアントから
「〇〇というお客様が〇名、見えるので対応頼みます」
といった具合にクライアントから書面か口頭で話が下りてきます。
滅多に来るような方でもないので、案内や受付のやり方などの説明が必要であったりするので、警備員側も軽くですが身構えています。
中には「受付をしないで館内に通して欲しい」なんていう対応もあったりするので事前に連絡が無いと非常に困ります。
クライアントの警備担当の方がある程度しっかりしていると、この連絡は漏れる事無く警備員まで届くのですが、クライアントがこの連絡を怠ると来訪する当日にバタバタする事になるのです。
実際に、先日この連絡が下りて来なくて、当日の警備員の出入管理業がやや混乱したのです。
クライアントとの連携が重要
クライアントは連絡を怠ったというだけで済みますが、お客様を出入管理で対応する警備員は、お客様を待たせ更に「スムーズな対応が出来ない警備員が悪い」という目で見られる事になるのです。
事務所へ連絡し、どの様な対応をしたら良いのかという返事を貰う訳ですが、担当の従業員がいない場合はすぐに返事がもらえません。
この間も来訪者は受付場で待ち続けるのです。
この様な状態にならない様に、警備員側は事前に予定されているお客様が居るのであれば、詳細な情報が欲しいのですが、クライアントとの連携が悪いと警備員にまで情報が来ないのです。
過去にはこの連携が最悪に出来なかった警備担当の従業員がいましたが、当時は警備員全員から「ダメな従業員」と陰で云われていたほどでした。
警備員側は連絡が来るのを待つしかない完全な受け身状態なので、クライアントから何も連絡が無いと、その日は「特別な来訪者は無い」と判断するしかないので、うっかりクライアント側が連絡を忘れたらアウトです。
当時はそのダメな従業員に連絡忘れをされて、お客様に迷惑を掛けた事が何度かありました。
干渉が過ぎるとやりづらい
事前に連絡さえ頂ければ、後は警備員側で失礼の無い様に対応させていただくだけです。
アポイントメントさえあると分かれば、対応も何ら難しい事ではないので、警備員側が粗相する事はありませんでした。
連絡を受けているかいないか、というのは本当に重要なのです。
そんなクライアントでも、逆に警備員側に対して過剰すぎるほど気にしてもらえるのも困りものです。
特に警備室がクライアントの事務所と離れている場合、多くの警備員さんは自由で伸び伸びとした勤務をしている事でしょう。
そんな警備室へクライアントの従業員に何度も足を運ばれては、警備室内の警備員さんは緊張してゆっくり落ち着けません。
我々警備員の事を気遣ってくれているだけなのかもしれませんが、そう何度も足を運ばれていると
「もしかして警備員がちゃんと仕事をしているのか見に来ているのでは」
と勘ぐってしまいます。
まあ、ただ面倒見の良い従業員さんなだけで、警備員を見張る為に来ているわけではないと思いますがね。
施設警備員はクライアントと付かず離れずの距離を取り、うまく連携が取れている関係がベストだと思います。
クライアントから依頼された事にしっかりと応えて、相手の信頼を得られれば関係も上手く行くと思います。