出入管理の受付の仕事をしていて、受付をする警備員さんにも色々な対応の仕方をしています。受付の流れは皆同じですが、身振りや手ぶりなどの対応は特に決まっていないので、個人個人で違いが出ます。受付や行先の案内をする時、言葉だけでなく身振り手振りなどがあれば、説明も相手に伝わりやすいですね。
出入管理の受付簿の指差し
施設警備員は出入管理の受付で、指をさして受付簿を案内する事があります。
これは施設警備業務検定でも受講し、実技試験科目でも実施します。
その為、受付時に受付簿の記入を促す時に指差しをするのは、資格を取得した警備員であれば誰でも知っている事であり、また普段の業務でも実施している事でしょう。
今の現場では、施設警備の資格を取得している警備員さんが何名かいますが、出入管理の受付で実技試験を受けた時の様に丁寧に指差ししている人も居れば、ある程度省略した形で実施している人など様々だと思えます。
しかし、資格試験を受けた事の無い警備員さんは、指差しをしながら案内するという知識がないので、受付対応時に自然と指さしが偶然出来ている人と、言葉で説明しか出来てない人がいたりとバラバラです。
出入管理でも資格を持っている隊員さんが、新人さんに受付の指導をする時も
「記入用紙に指差しをして案内する」
という所までは指導しきれていないのが現状です。
それよりも、各欄の書き方の説明や、記入後の行先の説明などを指導する方に重点を置いています。
受付時の身振り手振りでの案内
受付時に、身振り手振りを使って案内する、というのも出入管理業務では重要になります。
受付簿の記入の仕方や身分証提示のお願いや、受付後の行先の案内など身振り手振りを使って対応出来る人と出来ない人がいます。
受付時には警備員の言葉だけでは説明しきれない状況もあり、また身振り手振りがあれば多少言葉足らずでもなんとか相手に伝える事も可能です。
受付対応時に、身振り手振りでの案内をせずに言葉だけの場合、相手に内容を上手く伝えられず、またお客様が「親身になって対応して貰えなかった」と勘違いをしクレームになってしまうなんて事もあり得ます。
言葉だけでなく、身振り手振りで初対面の人と話す、という事がコミュニケーション能力を多少必要とするので、こういった事が苦手な人も中にはいる事でしょう。
しかし、相手に与える印象は大分違うと思うので、努力して出来る様になった方が良いと思います。
声や表情が一番重要でもある
出入管理で身振り手振りを使って対応するというのは大切ではありますが、それよりも一番重要なのは
聞こえる声で話すのと、相手と対峙した時の表情です
表情に関してはここ数年、出入管理業務時に警備員でもマスクを着用せざるを得なくなって、お客様と対応中の時であっても警備員の表情を表現し難くなっていました。
しかし、声に関してはマスクを着用してはいるものの、聞こえる様に話す事は出来るはずです。
にもかかわらず、警備員の中には相手に聞こえる様にハキハキとしゃべる事が出来ない者もおり、サービス業としての受付業務失格な警備員も居るのです。
普段から何を話しているのか聞き取れない様なボソボソとという声しか聞こえず、警備員同士でもコミュニケーションが上手く取れていない様です。
身振り手振りが出来ないのであればせめて、声や表情だけでも最低限重要だというのに、その声も聞き取れない様な話し方では、同僚やお客様にも良い印象を与える事は出来ません。