施設警備員として収入管理業務をしていると、受付時に名簿に記入をしていただくのですが、急いでいるのか記入が面倒なのか書き殴った様な汚い字を書く人が居ます。それはとても第3者が見て読み取る事が出来ない程で、これでは記入した意味がありません。そんな時、受付をした警備員は丁寧な字を書くようお願いする事があるのですがそんな時、高確率で嫌な顔をされるのは誰でもみな同じでした。
受付簿に必要事項を記入する意味
施設警備員が出入管理業務をしていて、受付場に入館名簿が置いてある所も多いと思います。
これはその施設に来館した際に、いつ誰がどこの部署へ入ったかという記録を残す為のものです。
なぜこの記入をするのかという理由は、現場ごとで様々な理由がある様ですが、過去に先輩警備員から教えられた内容に
「入館した人の安否確認」
の意味もあると聞きました。
〇〇時に事務所へ入った記録があるが、いつまで経っても戻ってこない。
もしくは、入館した際に災害などが発生した時に、名簿を見て誰がまだ建物から出ていない、など様々な場面の安否確認に活用できるとの事です。
確かに、いつまで経っても施設から出ていないと、どこか人目の付かない所で倒れていないかなど知る事が出来ます。
そんな確認の為に大いに役立つものにも拘らず、記入時に急いでいるのか書くのが面倒なのかとても読めない様な字を記入する人が稀にいます。
丁寧に書くようお願いする
今まで警備員として受付をしてきて、読めない様な字で記入する人は意外と居ます。
その度に、相手に丁寧に記入する様お願いをする事もありましたし、クライアントによっては汚い字を書かれたとしても「何も言わなくて良い」なんて指示が出る現場もありました。
クライアントによっては、来訪したお客様とトラブルを起こしたくない、という方針の所もあり、字が汚い事を警備員が指摘する事で、クライアントにクレームが入るのを嫌がる所もあるのです。
これでは何のために記入させているのかわかりませんがね。
まあ、クライアントによって方針は異なるので、汚い字を書く人が居た時は、一旦その場は置いておいてクライアントに確認をしてからでも遅くはありません。
クライアント側に相談する手もあり
そもそも、受付場にある名簿はクライアントが用意したものです。
クライアントが来訪者に対して記録を取っておきたい、または関係者以外の者を施設内に入れない様にする為の防護策として名簿を書かせているのですが、そのクライアントが読めない様な字を書く人に対して「何も言うな」というのもおかしな話です。
警備員は通常、安否確認のためなどで何かあった時にその名簿が必要になった時に、読めない時では困るのでお客様に「丁寧に書いていただけますか」とお願いしているのですが、記入した本人は
「チッ、警備員のクセに偉そうなこと言いやがって」
と思っている人も多いかと思います。
しかも、その名簿はクライアントが用意し、それを警備員に仕事として委託しているに過ぎないというのに、あたかも警備員が用意したものと勘違いして
（警備員が用意したものになぜ従わなければいけないのか)
と思われている節を感じる事が多いです。
事務所へ行った際に、クライアントへは何度も頭を下げる様な低姿勢な対応をしているのに、そのクライアントが用意した受付簿だとは知らずに
汚い字を書いた事で警備員にそのことを指摘された時は、警備員ごときが用意した用紙に汚い字を書いて何が悪い！
とも言わんばかりな態度です。低姿勢で対応した人に
「この用紙、低姿勢で対応したクライアントのものですよ？」
と話したらどんな顔をするのでしょう・・。
しかも、その用紙はクライアントへも提出しているので、いくら目の前で低姿勢な態度をとっていたとしても、裏ではこの様な態度だというマイナスなイメージしか与えないと思うのですがね。
余りにも受付時の対応が悪い業者や授業員の人が居る場合は、その場でケンカになる様な事はせずに、一度クライアントへ相談してどういった対応をしたら良いか聞いてみる事をおススメします。