出入管理業務をしている時、現場によって異なりますが引継ぎがあったりします。お客様の伝言やクライアントからの指示など内容は様々ですが、これは施設によってない場合もあります。そんな引継ぎですが警備員さんによって丁寧にメモに記載していたり、口頭で済ませる人もいます。特に決まりは無いので交代する人にしっかりと伝われば問題ないのですが。
メモ帳に書く引継ぎが一番安全
施設警備員の出入管理業務で交代する時に、引継ぎがあります。
出入管理業務は立哨でも座哨でもどちらでも良いのですが、受付場から次の警備員さんと交代する時に、お客様からの伝言やクライアントからの業務指示など、内容は様々です。
一言で済むような簡単なものから、とても頭では覚えきれずメモに控えておかないと無理なものもあります。
その引継ぎ内容が多い、または長い時に活躍するのがメモ帳です。
多くの施設警備の現場の出入管理の受付場にメモ帳が置いてある事でしょう。
他の業務で使用した用紙の裏紙などを流用している所が多いと思います。
例えば、〇時〇分に〇〇様よりと初めにわかる様に記載しその後に内容も沿って書きとめます。
書き方に決まりはありませんが、基本的に簡潔であり尚且つ分かり易い、が理想です。
変に長文だと逆に相手に伝えにくくなり、また引継ぎの時間はさっさと済ませて交代するのが良いので短い方が良いです。
長文＝丁寧ではない、という事です。
口頭だと伝え忘れが発生する
引継ぎの内容によっては単純なものもあります。
一言二言で済む様な無い様であれば、人によってはわざわざメモ帳に控えない人もいます。
内容を聞いた側が、忘れてしまいそうであればメモに取れば良いだけなので。
例えば「先ほど自社のの〇〇さん見えました」などは警備報告書にも書かなければ、重要な業務内容でもありません。
この内容が引継ぎに必要かどうかは別の話ですが、それほど簡単な内容であれば、メモ帳に書いておくほどの事でもありませんね。
ただ、口頭で何でも伝えようとするとさすがに無理があります。
内容にボリュームがあったり、また引継ぎの内容が複雑な場合は口頭では伝えきれません。
万が一、伝え忘れるという事があってはいけないので、その時はやはり口頭ではなくメモ帳で伝えるのが良いと思います。
過去にも引継ぎ内容をメモに控えない隊員が居ましたが、伝えるべく内容の量が多くなると、口頭では伝えきれずいくつか伝え忘れるという事もありました。
なぜそんなにメモ帳でなく口頭で伝えようとしたのか分かりませんが、一番重要なのは自分が聞いた伝言を次の相手にそのままを伝えるという事なので、無理せずメモ帳に書き留める事をお勧めします。
相手に何かを伝える力
今までいろいろな警備員さんを見てきて、中には人に何かを伝える事が苦手な人もいました。
その様な人は、メモ帳に記載しても必要以上にたくさん書いて余計に意味が分からなくなっていたり、口頭で説明する時にも、異常があった事だけ伝えれば良いのに、引継ぎに必要のない業務の事を伝えたりしていました。
また、人に言葉で何かを伝える時にも伝える内容が頭で纏まっていないのか、言葉で話しているのに相手に意味が伝わらない様な人もいました。
警備員は検定試験を受ける時に、通報という項目があります。
これは限られた時間内に、いかにたくさんの情報を伝えるかという試験です。
書いて記憶し言葉にして伝える、という人によっては難しい問題です。
警備員は緊急時にもこういった対応が求められる様な仕事なので、日ごろから引継ぎなどの対応を利用して簡潔で明瞭な伝達が出来る様にしたいですね。