引継ぎノートは警備員なら誰も記入できるようになっています。ただし記入する内容が業務に関する事が多いので、うまく伝えられないと指示を間違って受けてしまったり文章そのものの理解が出来ない場合があります。最近その引継ぎノートを書いた人の文章がよく理解できず問題になった出来事がありました。
文章の説明不足で誰も理解できない
引継ぎノートの業務連絡は隊長や副隊長が書くとは限りません。
たまたまクライアントから連絡を受けた隊員さんが、隊長に伝えるまでも無くそのまま引継ぎノートに業務連絡として書く事があります。
これは他の警備会社では同じように誰でも書く事が出来るとは限らないので、自分の警備隊がどうなっているか確認する必要があります。
隊長に確認せずに、いきなり引継ぎノートに書いて叱られる可能性もあるのでご注意を。
そんな引継ぎノートですが、先日ある隊員さんがクライアントから作業指示を受け、そのままノートに記入しました。
私も後からそのトーを見てクライアントからの指示を確認したのです。
しかし、その文章は10人が読んでもみな同じように理解できるものではありませんでした。
字が上手い下手かは別にして、文章の内容が良く分からないのです。
何の業務の事を伝えようとしているのかはわかるのですが、肝心の内容が伝わりません。
本人に確認しようにも下番してしまいその場には居ません。
仕方がないので、再度こちらからクライアントへ聞き直しました。
その後改めて引継ぎノートへ書き直し、全員が理解できる事となったのです。
後日、当人に引継ぎノートの内容を確認したのですが、口頭で聞いても理解できませんでした。
文章でも伝わらない、そして口頭でも伝えられない、そんな警備員が居るのです。
確かに警備員になるのに、伝達能力は採用の判断にはなっていません。
しかし、警備意業務では伝達能力は必須な能力です。
口頭での伝達も上手くない人もいる
警備員は相手にものを伝える時に正確に伝わる様にしなければなりません。
緊急時には特に重要で、うまく伝わらないと人命にも影響が出るかもしれないのです。
実際、警備員の検定試験でも筆記と口頭での伝達能力を評価する項目もあります。
素早く筆記し、それを正確に伝える。
警備員にはそれが求められているのです。
要するに、筆記や口頭での伝達が上手く出来ない警備員は資格を取得する事が難しい、と言わざるを得ません。
まあ、日常的な業務でも口頭や筆記で物事を伝える事は毎日のようにあるので、それらが苦手という人はなんとかそれを克服できるように努力して欲しいですね。
相手に伝わる様な工夫をせよ
筆記や、口頭での伝達が苦手な人は、書く時や話す時に自分の気持ちを伝えようと一生懸命になっている気がします。
ウチの現場にもいますが、何か問題があった時に報告を受けるのですが、毎回その警備員さん自身の気持ちが前に出てしまって物事を順序だてて話せておらず、聞いていて何を伝えたいのか良く分かりません。
なので、こちらから誘導するように話を聞き出しているのですが、いつも私以外の人が同じように気を利かせて聞き出してくれるとは限りません。
結局「〇〇さんは何を言っているのかよく分からない」となってしまいます。
この、自分の気持ちを前へ前へと話すのではなく、いったん間をおいて相手に伝わるにはどう話したらよいか、と一歩引いた感じで話すと良いと思います。
5W1Hで話す、とよく言いますがこれが上手く出来ていないから相手に伝わらないのです。
警備員として報告する時、この5W1Hは常識となっています。
何か伝達する時はこのやり方を常に考えて報告すると、今までよりは相手に伝わると思います。