先日、業務交代の時に引き次ぎがあったのですが、その内容の詳細を伝えずに交代したため後でちょっとした問題になりました。施設警備員に限らず警備員は業務を交代する時、次に勤務に入る同僚に重要事項の引継ぎをします。それを怠るとやるべき業務が途絶えたり、クライアントに多大な迷惑を掛ける事にも繋がります。その重要性を認識していない警備員がいた事にびっくりしました。
警備員の引継ぎの重要度
警備員は交代で仕事を回しています。
同じポストを時間ごとで交代して次の人に任せています。
同じポストの仕事をしているので、自分が担当していない時間帯に何があったのか分からないので、交代した時にどんなことがあり何を知っておいてもらわなければならないか、という事を伝えるのです。
何も変化がなければ「特に異常ありませんでした」で良いのです。
しかし多くの場合、何かしら伝える事があり交代した時に引継ぎをするのですが、今回ある警備員さんが交代した時に、何も引継ぎをせずに代わった為、後でちょっとした問題になりました。
問題は警備隊の中で済む事だったので、クライアントまで話が行かず大事にならずに済んで良かったと思います。
引継ぎをしなかった本人も、引継ぎをしなかった事がそれほど大きな事と思っていない反応だったので、それが余計に周りの隊員さんたちの不信感をあおっていました。
警備員の中には引継ぎをする時に、必要以上の会話をせずに交代する人もいます。
本人は、その足りない言葉で相手に伝わったと思っている様ですが、相手に伝わっていない時点で引継ぎをしていないのと同じです。
見ればわかるだろではダメ
今回問題になったのは、必要事項書いてある用紙を机の上に置いただけで、その事については何も伝え無かった様です。
後で交代した隊員さんがその用紙を見つけて、帰宅した隊員に聞いた所、業務には必要のないものだと分かったのです。
パッと見、業務とは関係の無いものかなと分かりますが、勝手な判断で捨てるわけには行きません。
引継ぎを聞いていないので、もしかしたら重要なものかもしれないのです。
そんなどう扱って良いものか分からないものを、そのポンコツ隊員は
「捨てて良いもの」
と言ったのです。
そう、それなら初めからそう伝えておけば良いのです。
「見たらわかると思った」
と言っていたそうですが、それが分かるのはその場に居たそのポンコツ警備員だけなのです。
引継ぎを何も聞いていない隊員からすると、捨てて良いものかいけないものかは全く判別できません。
これは、ポンコツ警備員が勝手に「見たらわかるだろうに」と思っているだけで、これでは相手に何も伝わっていないのです。
相手が理解できているか考える
こんな事が起こらない様にする為に、引継ぎというものがあって、今まで内容を把握していなかった隊員にも情報を共有するのです。
その重要性を理解せずに「分かるだろ」ではダメなのです。
引継ぎは情報を相手に伝えるものですが、出来る警備員さんは更に
「相手が理解できるように伝える」
という事まで考えて伝える努力をしています。
警備員は色々な人がいるので、同じ様な伝え方ではあの人には伝わらない。
だったらどうしようか。
とまで考えている人は、引継ぎで失敗する所を見た事がありません。
かたや、相手にロクに伝わらない様な足りない言葉だけで引継ぎをしたり、最悪何も伝え無かったりと散々な警備員もいます。
相手に伝わっているか、理解されているか、その様にするにはどう伝えたらよいのか。
ただ伝えるだけでなく、もう一歩踏み込んだ引継ぎの仕方を考えてみてはどうでしょうか。