施設警備員の業務に引継ぎがあります。日勤と夜勤の仕事の引継ぎであったり、当直勤務の引継ぎなど必ずあります。その引継ぎをここではノートで確認させているのですが、それを毎回確認しない高齢警備員が、業務が変更になった事に気がつかなかったのです。
引継ぎノートは毎回見る事
先日、引継ぎノートに書いてある業務変更を確認していなかった高齢者の警備員さんがいました。
今までおこなってきた業務が中止になった・・という連絡が書いてあったのですが、それを確認しなかったために一人作業していました。
その作業をする事で特に大きな問題にならないので良かったですが、初めにそれを見かけた時に「え、中止になったのになぜやってるの？」と不思議に思いました。
すぐさま本人を呼び止め「ノート見ました？」と声を掛け作業を中断させたのです。
もしかしてと思いましたが、やはり引継ぎノートを見ていなかったのです。
仕事に就く前にノートを見て、業務変更などがないか確認しておけばこんなことにはならなかったのに。
今回引継ぎノートに書いてあった変更内容は、それほど重大な業務変更ではなかったので、間違った作業をしていましたが大した事にはなりませんでした。
これがもし、引継ぎノートに重要な業務変更が書いてある事を見逃していたら・・
引継ぎをしないと重大なミスをする
引継ぎノートには程度の軽い行変更や、業務以外の些細なお知らせ、また重要な業務変更など様々です。
余程重要な行変更の場合はノートに記入し、更にメンバー全員に口頭でも連絡するようにしています。
要するに重要な変更の時は、今回の様な見逃しを絶対にさせないような取り組みです。
しかし、この取り組みがない時は逆に、引継ぎの内容がそこまで重要でないと認識させてしまっているかもしれませんね。
この流れが日常化すると
「重要な引継ぎは口頭でされるから、ノートを見るまでもない」
という悪循環が出来てしまっている、という事です。
今回の高齢者の警備員も、口頭での引継ぎが無かったので特にノートを見るまでもなく、そのまま業務に入ったようです。
日ごろはノートに記入されているのを各々確認、重要な時はノートと口頭伝達あり・・この仕組みがノートを見ない隊員を生んでしまったようです。
確認し忘れる警備員はいつも同じ
しかし、口頭伝達がないからと言ってすべての隊員さんが、ノートを見ないわけでもないのです。
ほとんどの隊員さんが、上番時に引継ぎノートを確認し、さらに口頭での引継ぎも聞いています。
ごく一部の隊員のみが、ノートを確認するのを怠り引継ぎを確認していないのです。
その隊員も毎回同じ隊員で、勤務に就いて私がふと
「引継ぎノートは確認しましたか」
と聞くと「あ！」と気づいてノートを見ています。
私もノートを見る癖がついていない人をだいたい把握しているので、そういった隊員の行動を上番時から追っています。
みな、自分の事で夢中になっており、周りに気を配る余裕が無いように見えます。
上番して引継ぎノートを見る・・
こういった流れを上番時の自分のルーティンにする努力が必要ですね。