警備員が毎日提出している「警備報告書」これは警備会社やクライアント側の指示により書式が変わりますが、いくつかの施設を経験して来て、簡単な書き方で済む現場や非常に面倒な書き方の現場がありました。
警備報告書はクライアントと警備会社に提出する
警備報告書は毎日提出するものです。
しかも、クライアントに提出するだけでなく、自分の警備会社へも提出するので書類は違えど2度同じ内容のモノを書く必要があったりします。
クライアント側で提出する報告書は、その日施設内であった出来事を記載するので、落とし物や事故など細かい内容のものが書かれているのに対し、警備会社へ提出する報告書は、大きな事故があった時にだけ記入すればよい、という形になっていたので、何も事案が発生していなければ「異常なし」で終わる場合もあります。
ただし、この簡単な警備報告書は警備会社によって記述も変わるので、どこの警備会社もみな同じ、とは限りません。
といっても、私が経験した2社の警備会社へ提出する報告書はどちらも簡単な記述でしたので、もしかしたら多くの警備会社が簡単な記載で済んでいるのかもしれませんね。
現場によっては未だにカーボン紙を使用している所も
そんな警備報告書ですが、クライアント側に提出する報告書が、今ではもうなくなったかと思っていた「カーボン紙」を使用した報告書でした。
この書式は最後まで書くのが面倒でとても嫌だったのを覚えています。
昔は同じ内容の書類を作る為にあったカーボン紙だと思いますが、現代ではワープロやパソコンなどで印刷すれば何枚でも同じものが作成できます。
当時は「こんな古臭いカーボン紙をやめてパソコンで作成すればいいのに」
と言った事がありますが、そこの現場ではそのカーボン紙の書類をクライアント側が警備会社に買わせていた、聞きました。
金額は定かではありませんが、クライアントの収入に繋がっている為に、警備が者の現場の隊員の都合で変える事は出来ないのだそうです。
昔からこのカーボン紙を使用した報告書を買わせているので、今になってもこのカーボン紙の報告書なのだそうです。
まあ、警備会社の使用している報告書もカーボン紙を使用している現場もあるので、どこの企業も「前からやっているから」という思想から抜け出せていないのだと感じました。
かと言ってパソコンが使えない様な外の現場などでは、カーボン紙にとって代わる記述のモノは無いのですがね。
記述がボールペン記入の所とパソコン入力の所
現場によっては報告書を書く時、全てボールペンで書いている所とパソコン入力で提出する所がありました。
ボールペンで記入していた現場では、1枚当たりの記入が結構多いにも関わらず全てボールペンで書いていたのです。
これがパソコンで入力できれば数分もかからずに完成するのに・・と何度思った事でしょうか。
毎回同じ内容の項目をボールペンで書いていたので、当時は記入する内容が最初から最後まで頭にしっかり入っているほどでした。
当時の現場ではボールペンで記入する事が多かったので、ボールペンを交換する本数も多かったです。
しかし、幸いボールペンはクライアントが提供してくれていたので、これだけは助かっていましたね。
個人の消費だと思うと大変な事になっていたかもしれません。
そうかと思えば、報告書の記入がパソコン入力でOKなクライアントもあり、そこの現場では警備報告書に関しては非常に楽をさせて頂きました。
ああ、これが現代の報告書のあり方だよね
と思ったものです。
私見ですが、警備業界は古臭いしきたりのものが多いと思います。
今までこれでやってきたから・・
というものが多いのです。
今ではそれらにとって代わる効率が良いものが登場しているのに、誰も変えようとしないのです。
私としては新しいものに変更できるのなら、支障の無い限り変えていきたい性格なので、隊長になってからはどんどん変えていきました。
前からそうだったから・・という非効率なものに何の利点もありません。
少しでも現場の隊員さんたちの仕事が楽になるのなら積極的に変えていくべきです。