今日はここの施設は休みでしたが、工事業者が作業で入る事になりました。幸い臨時警備として警備員が立会する必要はありませんでしたが、出入り口を開錠する依頼はありました。しかしその作業届けには入り口を開ける指示の書類が無く、許可の無い開錠が出来ないトラブルに見舞われました。
作業届けに従う警備員
警備員は施錠してある扉をクライアント以外の人から指示されても勝手に開錠することは出来ません。
契約で開け閉めをする時間や場所が決まっているので、それ以外に開け閉めするならば、専用の用紙で開錠依頼の指示を受けて初めて施解錠の業務をする事が出来ます。
その為に、休日や夜間などクライアントがいない時に開錠依頼の用紙が警備室に提出されて警備員はその指示に従い時間になったらその依頼のある場所の入り口を開け閉めしています。
この仕組みはどこの警備会社でも似たようなものだと思います。
口頭などで受けたりするような事はまずないと思います。
記録として残し、またどんな内容であったか後でも分かるように書面として依頼されるのが普通です。
ここの現場でもクライアントのいない時間帯の作業がある時にはこの様に書類が提出されます。
作業届が無いので開錠できない
そんな書類が提出されて開錠するはずだったのですが、工事業者が来ていざ入ろうとした時に工事業者の開錠を希望する扉は記載されていませんでした。
我々警備員側は、記載されていない箇所は指示に無しに開ける事は出来ません。
しかし工事業者は開けてもらわなければ入る事が出来ない・・
この問題は過去何度もあった事です。
その度にクライアント側に緊急連絡をして許可を貰い開けてきました。
今回もクライアントに連絡して事情を説明し「開けても良い」という許可を貰ってから開錠へ行きました。
こういった事が何度もあると、書類を受け取った時に開錠場所の確認をして、内容が怪しい場所や開錠場所が不明瞭な個所はその場で聞く様に・・という確認をするように隊員さんには指摘してきました。
しかし今回のように完全には無くなる事は無く、また不備が出てしまいました。
開錠を希望する場所が曖昧な説明であったのが今回のミスの原因でした。
書類の内容を見ましたが、その記載されている場所が2カ所どちらとも受け取れるような文面だったのが誤解を生んだ原因のようです。
警備員は指示があればちゃんと開ける準備は出来ているのに、書類の不備のせいで開けてあげられないのは工事業者にとっては迷惑な話です。
書類の確認は大切
過去の開錠依頼の失態を教訓にして
「書類を受け取ったらその場で確認する事」
と警備員全員に指導したのにもかかわらず、今回の様な抜けが出てしまうのはある意味仕方のない事だと思います。
今回は書類に開ける扉の指示もあったのですが、文面が曖昧な為に起こっているので完璧を求めるのならそこの曖昧を指摘出来たら良かったのですがね・・。
開錠箇所が書いていなくて指摘するならともかく、開錠場所も書いてあるので仕方がないです。
受け取った隊員さんが別の人であったなら、もしかしたら回避できていた問題かもしれません。
書類を受け取った隊員さんに確認しましたが、その隊員さんは書いてある扉の認識はちゃんと出来ていたので今回は記載したクライアント側の記載不足の結果になると思います。
これも次回の開錠依頼の書類受け取りの際の、失敗しない参考事案になりました。