施設警備員が出入管理業務をしていると、現場によってはアポイントメントのあるお客様が見える事があります。この時、名前や時間さらに相手先の企業名などが分かる事で対応がスムーズになります。しかしある時、アポイントメントがあるのに曖昧な時間や相手の名前さえ分からない状態で対応依頼があり困惑した事がありました
アポイントメントのある受付
施設警備の出入管理の受付場では、現場によってはアポイントメントのあるお客様を受け入れる事もあります。
事前にクライアントからアポイントメントを取ったお客様が見える、という情報が下りてきて、警備員はその情報を基に確認し対応に入るのです。
過去に配置に付いた現場ではほとんどがアポイントメントのあるお客様の対応の有る現場でした。
その為、警備員側もある程度は経験があるので対応に困る事は有りません。
しかもアポイントメントのあるお客様がある時は、多くがクライアントにとっても重要なお客様である場合が多いので、事前の情報もしっかりしている場合が殆どです。
しかも、状況次第ではクライアントがわざわざ出入管理の受付場まで出迎えの為に待機している事もあるくらいです。
情報が殆ど無いと警備は困る
先日、今の現場でもアポイントメントのあるお客様の訪問があるという連絡をクライアントから受けた事がありました。
その時、連絡が来た部署がアポイントメントの対応に慣れていない部署だった事もあり、お客様に関する情報が不足していたのです。
警備員に下りてきた情報は
本日〇〇時くらいに、お客様が一人見える
たったこれだけです。
到着時間も「そのくらい」というだけではっきりしておらず、更に相手の名前もありません。
正直これでは警備員側としては全く対応出来ません。
時間はまだ到着の遅れがあるかもしれないので仕方ないにしても、相手の名前が分からないのは致命的です。
もし同じ時間帯に同じ部署へ行くお客様がいた場合、間違って案内してしまうかもしれません。
名前も分からないので、その人が本当にアポイントメントを取った人か分からない状態です。
流石にクライアントへ連絡し足りない情報を確認した次第です。
クライアントは警備の事情は知らない
普段からアポイントメントのあるお客様の対応をしている部署なら警備室とのやり取りもスムーズにいきます。
しかし今回の様に、アポイントの対応に不慣れな部署だと、警備員側に何を伝えておかなければいけないのかという事が分からず中途半端な指示になってしまうのです。
さいわい警備員側が対応に関する一連の流れを把握していたので、直ぐに足りない確認する事が出来ました。
とはいえこの様な問題は何もクライアント側だけの事ではありません。
警備員側もこういった対応の経験が足りない者もおり、今回のようなクライアントの足りない情報を指示されても
「はい、承りました」
と足りない情報にも拘らずその場で受けてしまう警備員が居てもおかしくありません。
全員の警備員が対応に熟知しているとも限らないので、今回の件は他人事ではないのです。
警備員は出入管理業務の一つとしてアポイントに関する知識がありますが、クライアント側が決して警備員と同じ知識があるとは限らず、また警備員の中にも十分な経験を積んでいない者もいる、という事を意識しておく必要があります。