施設警備員の業務に鍵の貸出しがあります。これは朝出勤した従業員が事務所の部屋の鍵を取りに来たり、普段使用していない部屋を使用する為に仮に来たりと様々です。契約時にどの様なカギを何本管理するという契約をしているので、契約を更新しない限り警備室で鍵を預かっているのです。そんな中、毎朝事務所の鍵を借りに来て、帰宅時に返却に来るのですが、それぞれ対応する人は警備も従業員も違う場合が多いのです。
朝貸し出して夜返却を受ける
警備員が鍵の管理をする時、貸し出す時には身分の確認をする必要があります。
例え毎朝顔なじみの従業員だとしても、提示してもらう必要があります。
よほど顔パスでも良いと思うかもしれませんが、万が一何かあった時に、規則を守らずに貸し出した事が分かると、間違いなく警備員にその落ち度を責められるでしょう。
そんな鍵の貸出しですが、従業員の方に毎朝事務所の鍵を貸し出して、終業時に鍵の返却を受けます。
この時、朝に貸出しをした警備員は返却時も同じ警備員とは限りません。
そして、朝に鍵を受け取った従業員は返却時も同じ従業員とは限らないのです。
貸す方も借りる方も人が代わる
鍵の貸出しと返却時に同じ人物とは限りません。
事務所の場合は特に、何人もの人がおり一番初めの出勤者と、部屋を最後に出る退勤者が同一者とは限りません。
そして警備員側も同じ様に、朝鍵を貸し出した警備員が、返却を受ける時も同じ警備員とは限らないのです。
貸す時と返却する時、いずれも人が違うという事は鍵の管理としては非常に危険な事でもあります。
しかし、どちらも仕事をしている流れで同じ人物が対応出来ないのは仕方の無い事です。
従業員側で云うと、朝に出勤して来た人が終業時まで残っていれば貸し出しも返却も同じ人物で行けます。
しかしそれは中々難しいもので、鍵の貸し借りの為に朝一に出勤して、退勤時も最後まで残らなけれななりません。
また警備員側も同じで、朝鍵の貸出しをした警備員がずっと受付に居て、従業員が鍵を返しに来るまで動く事が出来なくなってしまいます。
そんな無駄な事をせず、鍵の管理を不明瞭にしない為に「引継ぎ」があるのです。
また貸出しノートに漏れなく記載する事で、誰が貸して誰が受け取ったと記録を残すのです。
これなら誰が貸しても借りても、返却時も同じ人物でなくても問題ありませんね。
引継ぎ又貸しには注意が必要
鍵を誰に貸したのかという記録を残すのは非常に重要なものです。
鍵の貸出しをした後で、事務所の鍵が無くなったという申し出があり、ノートに誰に貸した、という記録があった事で本人に問い合わせ無事鍵は出てきました。
警備員側としても、当たり前に記録していた鍵の授受帳でしたが、あの時ほど記録しておいてよかったと思った事はありません。
もし記録を取る事をしていなかったら、警備はそもそも貸出しをしていないのではないかという疑い、もしくは誰に貸したのか分からないという無責任、なんて事になっていたかもしれません。
記録をつけるそして交代時に引継ぎをする、そして鍵は従業員同士で又貸しをさせない様、厳重な管理をする必要があるのです。