出入管理をしたことがある方なら経験した事のあるお話だと思います。
お客様がお帰りの際、入館証の返却時間を記入していただかなければならないのですが、稀に自分の名前ではない他人の欄に時間を書いてしまう人がいたりします。こういった時つい厳しく指摘しそうになるかもしれませんが、やさしく指摘するようにしなければなりません。
間違える理由
今日入館証の返却時に他の人の欄に記入した業者の方は、急いでいるというよりは自分の書いた名前を探すまでもなく、最後に記入してある人の欄の所に自分の名前を確認することなく記入していました。
自分が記入した時は欄の最後だったかもしれませんが、そのあとに入館した人がいて自分の欄が上の方に行った・・という仕組みを理解していないのでしょうか。
大抵の人がこういった感じで、なにも確認せずに一番下の欄に時間を記入し始める傾向があります。
次に、自分の名前の欄は見つけられるのですが、時間を書く時に自分の上下の段の欄に書いてしまう人です。
この場合はウチの隊員でもたまに見逃す時があり、その時返却を受けた隊員がちゃんと見ていなかったという事が分かってしまうのです。
見つけられるように誘導する
記入する場所を間違えるという状況は色々ありますが、こちらも間違えるまで黙っているわけではありません。
間違えて記入しそうな状態が分かった時に
お名前は間違いないですか・・
などと書く寸前で声をかけたりします。
そうすると、そこで初めて名前の欄を見て自分の名前ではないと気付いてもらえています。
この文言は間違えて記入してしまった後でも同様に声をかけています。
ウチの隊でも間違えて記入してしまうことがあるから、ちゃんと最後まで見届けて間違いがあれば指摘して書き直してもらうように・・と指導しています。
中には昔からのいい加減な対応しかしてこなかったクセが抜けずに、見届けることができない老齢の隊員もいますが・・・。
この施設には毎回入館して慣れている業者の方から、初めて来て台帳の記入に不慣れな方など様々な方が見えます。
警備の出入管理の仕事をしていると、こちらは当然のような感覚になってしまって間違えた人に対して冷たい対応をしてしまいがちです。
その気遣いが出来る隊員と出来ない隊員がいるので、隊長としてどの隊員も丁寧な対応ができるように指導しています。