出入管理をしていると、来客が重なり受付場でお客様に囲まれる事があります。その時、経験者は慌てる事なく対応できますが、そうでない隊員さんは応援を呼んだり、パニックになったりします。これは考え方ひとつで誰でも慌てずに対応できるのです。
来客が多くても受付簿は一つ
出入管理で受付をしている時、稀に複数の来客が重なりいつも以上の忙しさになる事があります。
瞬間的な忙しさになりますが、それは一時的なものでまたすぐ落ち着きます。
どんなに忙しい現場でも、どんなに暇な現場でもこれは同じでキャパ以上の来客はあります。
しかし瞬間的に来客が増えたとしても、受付簿は一つしかありません。
いくら大人数が押し寄せても記帳できる方は一人だけなのです。
中には複数台帳を用意している所もあるでしょうが、多くの出入管理の受付簿は一つだと思います。
一つしかない台帳で記入できるのも一人だけ、これでは受付に来られたお客様はここで足止めをくってしまいます。
出入管理の警備員は一人
大勢の来客に囲まれ、台帳が一つしかない状況では受付で足止めを食ってしまうお客様から苦情が出るかもしれません。
それならばと台帳を臨時的に二つ用意しましょう。
そうすれば、台帳に記入できるお客様は倍の人数になり、先ほどよりも早く受付を済ませられます。
しかしこれには落とし穴があるのです。
台帳を二つにした事により、記帳するスピードは上がりましたが警備員が一人しかいないと台帳の記帳を見届ける事が難しくなります。
受付けの経験がある方なら分かると思いますが、台帳に記入される方の中には抜けがあったり、記入間違いをされる方が見えます。
そんな時、警備員が記入をしっかり見届けられなかったらそのミスに気づけません。
関係者以外の出入を管理している警備員が、受付場でいい加減な対応をしていたら警備員を置く意味がありません。
クライアントにそう思われないようにする為にも、受付簿の記帳はしっかり見届けて記入ミスの無い様にしたいですね。
その為には、二つの台帳に一人の警備員では対応しきれない可能性があるので避けた方が無難です。
早く対応しようとする必要は無い
そもそも警備員の出入管理では「急いで対応しない」事が大前提です。
お客様が大勢見えたから早く済ませないといけない・・
という考えが間違っています。
大勢見えたから早く済ませたい、という気持ちはその警備員の気持ちです。
お客様は別にそこまで急いでいません。
台帳の記入に不備があって書き直しをさせられる方がよほど困ると思います。
正しく書いて問題なく通過できる
お客様はそれを望んでいるのです。少しでも早く済ませたい、という思いは目の前にお客様に囲まれてテンパっている警備員だけなのです。
テンパっているから早く済ませたい、という気持ちで台帳を二つにして記入のミスを見逃したりしてはかえってお客様に迷惑をかけてしまうだけです。
受付けでは関係者が身分の証明をし、許可を得たものが通る事が出来るのです。
それにかかる台帳の記入に時間がかかるのは当たり前の事なのです。
普段から警備員がお客様に負担を掛けない様に、と気を使い過ぎて台帳の記入を早く済ませさせようとしなくても良いのです。
大勢のお客様が見えても、順番に待っていただき一人一人丁寧に受付をした方がよほど好印象だと思います。
いくら混雑しても対応は一人、しかも丁寧に受付をする。これに尽きるともいます。