施設警備の警備室にはクライアントから預かったカギがたくさんあります。施設の大きさや鍵が必要な扉の数にもよりますが、この現場でもものすごい数の鍵を管理しています。毎年この時期にクライアントと鍵の管理の確認をしますが、年に1，2度程度しか全ての鍵の確認をしないので、ここだけの話使用していない鍵が何の鍵か分からなくなることも・・
普段使用している鍵とそうでない鍵
警備室内にクライアントから預かったカギの確認を毎年この時期に行います。
今年も先日行いましたが、なぜか毎年不要なカギが出てきます。
毎年確認して、返却しているのですが使っていないない鍵の中から1本
「これどこの鍵？もしかしてもう扉が存在しないのでは？」
と言った具合に不必要なカギが出てきます。
警備室内には普段から使用している鍵と、そうでない鍵があり、普段使用していない方の鍵は何年も前からそのままになっていて、現在の建物の扉に適合するか確認しないので、よくよく調べたらもう必要なかった・・なんて事になります。
毎年行う鍵の確認は、リストを見てちゃんとその通り鍵があるかどうかという点でしか見ていないので、こちらから不必要の進言をしないと要らない鍵をずっと管理し続ける事になるのです。
全ての鍵の把握は隊長以外にも知るべき？
カギの確認を毎年していると
「この鍵、扉が無くなったからいらないよね？」
という事が分かって来るので、確認時にクライアントに返却の説明が出来ます。
しかし、もし私以外の隊員さんが鍵の確認をしたら1時間で終わる確認作業が倍の時間経っても終わらないかもしれません。
この鍵が何の鍵で、どこの扉の鍵だ・・という事までは把握していないだろうからです。
私でもすべて把握するまで、鍵の確認を数回経て理解したので、見た事もやった事もない人でいきなりは無理でしょう。
そういう意味でも、私以外の隊員さんが鍵の確認をして普段使っている以外の鍵でも把握するべきだと思います。
いくら普段使わないといっても、万が一の時にそれが何の鍵か分からず使用できませんからね。
使わなくなった鍵の返却と新しい鍵の預かり
毎年鍵の確認をしていると、その年によっては建物の工事で今まで預かっていた鍵がいらなくなる時があります。
または新しい建物が出来て、新しい鍵を預かる事も・・。
今回もそういった鍵の預かりがありましたが、ちゃんとクライアントの方で追加としてあらかじめリストに入れておいていただいていたので、確認時もスムーズにできました。
そしてやはり、建物の工事の為に要らなくなった鍵も・・
警備室側としては少しでも預かる鍵の本数が少ない方がいいです。
預かる鍵の本数が多いとその分、責任を負う分も多くなるので少しでも返却できる鍵があると助かります。
今年は返す分と新たに預かる分が同じでしたので、鍵の預かっている総数としては増減なしです。
警備員が普段警備室で何気なく貸し出したり、巡回時に持ち出したりしている鍵ですが、クライアントから預かっている大切なカギであることを忘れずに使用して欲しいですね。